Бухгалтерський аутсорсинг

Сортування і систематизація документів в компанії

Вимоги до систематизації документів
Одним з найважливіших аспектів діловодної служби є систематизація документів. Адже
протягом довгого часу роботи певного підприємства або організації накопичується досить
багато друкованої інформації, яка потребує категоризації, термінового опрацювання.

Прийнято виділяти чотири універсальних варіанти якісної систематизації:
1. Систематизація за часом, за термінами - всі папери упорядковані відповідно до певної
дати.
2. Систематизація по контрагентам - береться до уваги співробітництво з певними бізнес
партнерами, враховується їх спеціалізація, особливості партнерських відносин тощо.
3. Систематизації за термінами зберігання. В цьому випадку, необхідно піднімати архіви і
сортувати папері на ті, які відправляються в архів і на «свіжі» - діючі документи.
4. Систематизація за конкретним видом документів.
З огляду на всі перераховані вище варіанти, вдається помітно скоротити час пошуків
потрібних фінансових, кадрових або юридичних паперів.
Вимоги до систематизації документів
Під терміном «систематизація документів» прийнято розглядати сортування паперів, які належать до одного напряму або тимчасового проміжку часу. Після того, як була закінчена процедура сортування, всі папери необхідно підшити в спеціальні папки, на поверхні якої наклеюють відповідну етикетку з позначенням.

Потім, підготовлену папку потрібно внести в журнал, в якому вказується її найменування і конкретні терміни зберігання. По закінченню зазначених термінів, дана папка може перейти в архів - приватний або державний (в залежності від значимості і важливості наданої документації).

Представлена процедура систематизації має строгий регламент, виходячи з якого, займатися такими процесами повинні кваліфіковані співробітники.
Made on
Tilda